転職の面接では、何分前の到着時間が理想?【採用担当者がこっそり教えます】

転職の面接到着時間

転職の面接において、書類選考を通過できればいよいよ面接という正念場に臨むことになります。そして面接では、志願者はすでに社会人であることから、さまざまな角度からビジネスマナーに関しては厳しくチェックされるのです。

中でも「時間」に対する姿勢は重要項目となります。ビジネスにおいての時間感覚はそれほど大事だからです。例えば、面接会場に到着する時間についても、遅刻は論外としても早く着き過ぎるのもNGとなります。

それでは面接の始まりを告げる到着の時間は、理想的には何分前なのでしょう。また、不可抗力で遅刻を余儀なくされる場合の対処法はあるのでしょうか。

今回はそういうさまざまな疑問に対して、採用担当者の方々を取材した内容を基にお答えするので、ぜひとも参考にしてください!

転職面接の理想的な到着時間は10分前

受付嬢

面接での到着時間については、おおむね5〜10分前と考える面接官がほとんどです。しかし、5分前と想定していては何かちょっとしたことでギリギリになりますので、10分前と認識するのが賢明でしょう。

勘違いしてはいけない「10分前」の意味

しかし10分前とはいっても、勘違いしがちな点があります。10分前とは会社の前に到着する時間ではなく、訪問する時間です。現地には到着していたとしても、入口がわかりにくい場合もあります。

あるいはエレベーターがなかなか来ないなど、面接会場にたどり着くまで思いの外時間がかかることも想定できるのです。このように会社前に到着するのと、面接会場に到着するのとは意味が違います。

つまり、会社の前には10分前の到着では遅刻にはならないにしても、せわしなくなる事態が考えられます。15分前くらいには会社には到着して様子を見て少し待機し、10分前には余裕を持って受付や面接会場に向かうぐらいの余裕が欲しいものです。

早過ぎてもNGと知るべし

転職面接の志願者の中には遅刻を避けたいがために、半時間ほども前に到着する人もいます。しかしこれはこれで、採用担当者にとって迷惑になる場合があるのです。例えば、担当者は他の大事な業務をしている最中かもしれません。

面接で使う予定の会議室がまだ使用中のこともあるでしょう。面接で使用する部屋や待合室が空いておらず、困らせてしまうこともありえます。頑張って早めに着いても、「配慮にかける人だな」などと思われるとマイナスです。

受付での作法を確認

10分前を過ぎたら受付に向かい面接を受けに来た旨を伝え、担当者に取り次いでもらいます。無人受付の場合はインターホンか内線電話があるはずです。それを使用して来訪を告げましょう。

この際に伝えるポイントは自分の名前、面接を受けに来たこと、約束の時間と担当部署(担当者)です。

例えば以下のように告げましょう。
「私、中途採用の面接でお伺いしました〇〇と申します。◯◯部の〇〇様に〇時のお約束をいただいております。お取り次ぎをお願い申し上げます」

少し早めの場合であれば、言葉を足しましょう。「早めに着いてしまい恐縮です」と付け加えるだけでも、印象はよりよくなります。

場合によっては、面接が始まるまでの、控え室に通されることもあります。この時には社員の方々や他の来客の方などに迷惑をかけないように気をつけましょう。こういう局面でも振る舞いをチェックされていると意識するぐらいで望む方が得策です。

面接に遅刻する場合の対応について

電話する男

余裕を持って自宅を出他場合でも、電車の遅延や事故によって想定していた時間に着けないこともありえます。そういう場合の対処法について、詳しくご紹介しておきましょう。

とにかく早く一報を入れる!

遅刻するおそれがあるときには、極力速やかに先方にできれば電話、少なくともメールにて連絡を取る必要があります。ビジネスパーソンたる基本姿勢として「報告」「連絡」「相談」を優先しなければなりません。

その場合の連絡の仕方を、メールと電話それぞれで見ていきましょう。

電話での連絡方法

電話での連絡は以下のような流れで、要点を押さえて行いましょう。
「お世話になっております。私、本日◯時◯分に◯◯部の〇〇様に面接(面談)のお約束をいただいております◯◯と申します。◯◯様にお伝えしたいことがございますので、おつなぎいただけますと助かります」

◯◯様が電話口に出たら、以下のように伝えましょう。
「お世話になっております。本日◯時◯分に◯◯部の〇〇様に面接(面談)のお約束をいただいております◯◯と申します。折悪くお伺いするために利用していた◯◯鉄道◯◯線が◯◯◯◯によって遅延しておりお約束のお時間に遅れそうなのです。誠に申し訳ございません。おそらく◯時ごろには到着できそうな見込みではございますが、面接(面談)をそれくらいの時間に変更していただくことはできますでしょうか?」

先方がOKであれば、丁寧にお礼を述べましょう。
「ありがとうございます。できるかぎり速やかにお伺いさせていただきます」

到着して面接が開始される前にも、重ねて遅刻したことへのお詫び、そして時間を変更してもらったことへの感謝をきちんと伝えましょう。

不慮の事態はどうしようもないですが、その場合の対処方法で先方の印象はまったく変わって来ます。アクシデントに見舞われたときさえも好印象に持っていき、評価につなげましょう。

メールでの連絡方法

基本的には電話連絡を優先するべきですが、万一先方が話し中や何らかの理由でつながらないまま面接時間が迫ってくる場合も打つ手はあります。ともかく連絡を取っていたという証拠を残すためにも、取り急ぎメールを送信しておきましょう。

以下のような内容で、送信しましょう。

〇〇株式会社
◯◯様

お世話になっております。
本日◯時◯分に◯◯部の〇〇様に面接(面談)のお約束をいただいております◯◯と申します。
折悪くお伺いするために利用していた◯◯鉄道◯◯線が◯◯◯◯によって遅延しておりお約束のお時間に遅れそうなのです。誠に申し訳ございません。
急いでお電話をしましたところ、つながりにくくなっており、取り急ぎメールでのご報告させていただきます。
おそらく◯時ごろには到着できそうな見込みではございます。もし、面接(面談)をそれくらいの時間に変更していただけるなら幸いです。ともあれ、後ほどまた途中でお電話差し上げます。

◯◯〇〇(自分の名前)

当日行けなくなった場合の対処方法

PCと女性

なんらかのやむをえない事情で、面接当日に訪問自体ができなくなってしまうこともありえます。そんな場合は分かった時点で速やかに、先方の担当者の方に一報を入れましょう。

例えば、天気予報などをチェックして台風の接近などで交通機関に支障が出るリアルな不安を感じる場合もあるかもしれません。そんな時は、あらかじめ担当者の方に相談するなどの対応を心がけるようにしましょう。

また、個人的な事情の場合でも、相手が納得できるきちんとした理由があれば、面接をリスケジュールしてもらえる可能性は高いのです。一番やってはいけないのはドタキャン、当日のキャンセルと考えましょう。

日程再調整のメールの仕方

当日に面接を受けられない旨を先方が理解してくれた場合に、日程の再調整をお願いしましょう。詳細はメールにてやり取りする方が賢明です。

以下例文です。

【こちらから候補日を挙げる場合】

件名:面接日程の変更願い

〇〇株式会社
◯◯様

お世話になっております。
◯◯と申します。

面接日程の変更にご理解いただき、誠にありがとうございます。

希望日程をお送り申し上げます。
下記の日程であれば、お伺いできますので、ご調整いただければ幸いです。

【1】◯月◯日(◯)◯時〜
【2】◯月◯日(◯)◯時〜
【3】◯月◯日(◯)◯時〜

お忙しい中誠に恐縮ではございますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

◯◯◯◯(自分の名前)

※ここでの注意点は、候補日は少なくとも3つ以上設定しましょう。

【先方が候補日を挙げた場合の返信】

件名:先方のメール件名を残して返信

〇〇株式会社
◯◯様

お世話になっております。
◯◯と申します。

面接の変更日程のご連絡、誠にありがとうございます。
頂戴しました候補日の中から、下記でお伺いさせていただきたく存じます。

◯月◯日(◯)◯時〜

お忙しい中誠に恐縮ではございますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

◯◯◯◯(自分の名前)

早めに到着した場合の時間調整を活用しよう

カフェにて

前述のような面接当日に交通機関の遅れなどの、想定していないことが起こることもあります。そういう際の対応も大事ですが、あらかじめ出発前に交通機関の遅延やトラブル、あるいはその兆候がないかは確認しておきましょう。

何かあれば予定より早めに出たり、経路を変更したりの対応で遅刻を避けられればなおよいのですから。

また、初めて訪れる会社の場合は、前もって地図で位置を確認していたとしても、現地では似たような建物が立ち並んでいたり、建物の中が複雑な構造であったりする場合があります。そうなると、思わぬ時間がかかることもあるでしょう。

このような万が一のケースも想定して、会社のある場所には充分にゆとりを持って到着し、場所と建物内の様子を確認したら、近くのカフェなどで待機するくらいがベターです。調整時間を最大限に利用して精神を落ち着かせておきましょう。

面接で想定される質問への回答のシミュレーションや、あらためて企業情報を確認するなどに時間を使うことも有効です。正念場である面接の機会に、存分に好印象を与えられるように、転職活動では一貫して余裕を持って行動しましょう。

まとめ

時計を見る青年

転職の面接での理想的な到着時間や、不慮の事態が発生した場合の対処方法などをご紹介しました。あらゆる場合を想定して余裕を持った行動をこころがければ、焦らず慌てずに面接に臨むことができます。

面接という戦いは面接会場から始まるのではなく、受付から始まるともいわれています。しかし、ここではもう一日踏み込んで、当日の出発前から始まっているということをお伝えしました。万全の準備と余裕で、価値ある転職活動に励んでください。