転職活動をする際には、履歴書や職務経歴書を作成します。しかし、履歴書や職務経歴書の書き方はよく知っていても、それらの資料を入れる封筒の書き方については詳しく知らないという方も多いのではないでしょうか。
せっかく素晴らしい資料を作っても、封筒の書き方を間違えていると台無しです。企業には数多くの履歴書、さらにはそれ以外の日常的な郵便物が届くので、封筒がおかしいとやはり目立ってしまうことになります。当然ですが結果的に、あまり企業側に良い印象を与えることはできなくなってしまうでしょう。
以下に封筒の書き方についてや、郵送時に注意することについて説明していくので、是非参考にしてみてください。
封筒の書き方の基本
まずは封筒の書き方について、基本的な部分を詳しく見ていきます。
封筒選びからが大切
転職活動では、封筒の選び方が重要です。世に出回っている封筒は、サイズから色の種類までさまざまなものが豊富に取り揃えられています。
基本的に転職活動で使用する封筒は白のものです。履歴書セットを購入すると、同封されている封筒が茶色の場合もありますが、白のものを使用することをおすすめします。
白い封筒を使用することで、受け取った側は他の郵便物との区別がしやすくなります。
企業によっては毎日何百、何千もの郵便物を取り扱う場合もあり、そんな中で茶封筒だと他の書類と紛れてしまい、紛失することはなかったとしても確認までに時間がかかるようなことは十分考えられます。
白い封筒を用意することは、企業側への気遣いのひとつでもあるのです。
次に封筒の大きさですが、角2号、又は角形A4サイズが適しています。履歴書や職務経歴書を入れる封筒は、書類を折りたたまないで入れることができる封筒を使用することが正解です。
市販の履歴書セットには長封筒がついていることが多いのですが、履歴書や職務経歴書を折りたたんで入れる必要がある為、長封筒を使用するのはおすすめできません。折りたたまれた履歴書は、やはりあまりいい印象を持ってもらえないでしょう。
また、配達時に折れてしまわないように、クリアファイルに入れて郵送することがベターです。
基本的な書き方を覚えよう
では、基本的な書き方を紹介します。
［封筒の表］
①郵便番号を記入
②封筒の右側に先方の住所を記入。都道府県から書き始め、建物名も省略せずに書きます。
③書類の縦中央からやや右に、株式会社を省略せずに会社名を記入。左行に宛名を記入。担当部署又は課から記入します。部署名の場合は「御中」を、個人名の場合は「様」をつけます。
④履歴書を送付する場合、左下に赤ペンで「履歴書在中」と記入。定規できれいに囲むか、履歴書在中スタンプを押します。
［封筒の裏］
①住所の上に投函日を書きます。
②自分の郵便番号・住所・名前を封筒の左下に記入します。ここでも都道府県から書き始め、建物名も省略せずに書きます。
③応募書類を封筒に入れたら、糊等でしっかりと封をして、〆マークも忘れずに書きます。
書き方でNGなこととは？
次に、封筒の書き方でNGなことを紹介します。
文字が雑・汚い
履歴書や職務経歴書を書く際もそうなのですが、こういった大事な書類はより一層綺麗な文字で書くことを心掛けましょう。
パッと見たときに文字が綺麗であれば、それだけで良い印象を相手に与えることが可能です。どうしても昔から字が汚いという方は、せめてきれいに書く、丁寧に書くということを心掛けるだけでもかなり印象は違ってくるでしょう。
都道府県や建物名を省略している
社会人のマナーとして、こういった大切な書類を郵送する場合には、必ず都道府県や建物名を省略しないようにしましょう。
「履歴書在中」の書き忘れや書き間違い
「履歴書在中」は必ず記載、またはスタンプを押してください。その際には必ず赤ペン、赤スタンプで記載しましょう。
郵送時の基本
次に、郵送時の基本について説明していきます。
ここでもいくつかルールがあるので、しっかりとマスターしましょう。
封筒に入れる際の注意点
書類を封筒に入れる際の注意点を紹介します。
まず、書類を封筒に入れるときは順番が決まっています。
- 送付状
- 履歴書
- 職務経歴書
- 書類（その他何かあれば）
必ず上記の順番で入れるようにしてください。そして、採用担当者への配慮として、取り出しやすいように折りたたまないようにします。
万が一折りたたみが必要な場合でも、2つ折りまでにしてください。それ以上の折りたたみは書類がぐちゃぐちゃになってしまうので絶対にやめましょう。
ただ、あまり多くはないのですが、企業によっては履歴書を3つ折り・4つ折りにして入れる封筒を指定される場合もあります。その際は企業側の指定に沿った封筒に入れるようにしましょう。
実際に郵送するときの注意点
実際に郵送するときの注意点を紹介します。
まずは、履歴書一式を郵送する際には企業へ連絡をする必要はありません。担当者の手間が増えてしまうだけなので、電話をするのは控えましょう。企業の人事は、日々の業務で忙しい状態のところがほとんどのため、電話をすることで業務を妨げてしまうことは避けましょう。
次に履歴書の郵送方法ですが、何か特別な事情がなければ普通郵便で送りましょう。期日に間に合いそうにない場合は速達でも構いませんが、期日までに余裕があるのにも関わらず速達を使ったとしても特に好印象が得られるわけではないので、何事もなければ普通郵便でよいでしょう。
最後にもうひとつ重要な注意点を説明します。「簡易書留」は利用しないようにしましょう。簡易書留は、受け取る側がサインや印鑑を押して、配達員から直接受け取らなければなりません。これは、先方の手間になってしまうので避けましょう。可能な限り先方の仕事を増やさない心掛けがマナーの1つです。
採用する企業側の仕事をやみくもに増やさないことは、企業に対して気遣いができる人材だということの証明にもなります。
そのためにも、今回紹介したような注意点を必ず守って、スマートな書類送付をしましょう。
郵送時の一工夫で好印象に
ここでは、郵送時の一工夫を紹介していきます。
送付状を添える
送付状は、必ず添えなければならない訳ではないのですが、社会人のマナーとして入れることを強くおすすめします。メールのやり取りでも挨拶から始まるように、郵送であっても挨拶から始めるのがマナーです。
また、合否に関わるのはあくまでも履歴書や職務経歴書の書類ですが、送付状に一工夫をすることで、数ある応募書類の中からあなたに少しでも興味がわくかもしれません。そしてこの送付状は、履歴書の内容を補足できるという側面を持ち合わせています。
履歴書だけでは書ききれなかったあなたの思いを、送付状に加えてみましょう。送付状の内容が合否に直結する訳ではありませんが、あなたの意思や意欲をさらっと書くことで、担当者に熱意が伝わりやすくなる可能性があります。
その企業にどうしても入りたいという思いを、しつこくならない程度にアピールすることも可能です。
書類をクリアファイルに入れる
応募書類を郵送する際には、書類をそのまま封筒に入れるのではなく、クリアファイルに入れてから封筒に入れましょう。そうすることにより、書類が折れ曲がったり雨等に濡れてしまっても綺麗な状態で先方に届けることができます。
使用するクリアファイルは、透明かつシンプルなクリアファイルを使用しましょう。そして、汚れやしわがあるクリアファイルではなく、新品のクリアファイルを使用しましょう。
郵送前に最終確認！チェック項目を紹介
書類を郵送する前には、必ず不備が無いかを確認してください。
以下にチェック項目を紹介します。
誤字脱字・空白はないか
最も基本的な項目ですが、同時に見落としてしまいがちなのもこの項目です。履歴書・職務経歴書・添え状・封筒を、再度ゆっくりと目を通して見てください。流し見をすると見落としを発見できない可能性があるため、しつこいですが必ず「ゆっくりと」確認してください。
また、自分一人だけで確認するのではなく、友人や親など第三者の目を入れて客観的に確認してもらいましょう。自分一人だけの確認だと、見逃してしまうことが多くなってしまいます。
写真や押印はしっかりとしているか
次に、写真や押印の確認です。写真や押印は、どうしても後回しになりがちです。なぜなら、書類が全て完成した後、最後に写真を貼ったり押印をする方が多いためです。
履歴書などの書類を完成させた達成感から、これらの作業を忘れてしまい、封筒に入れて封を閉じた後に気が付くということもあります。封筒を無駄に消費しないためにも、必ず封筒に入れる前に写真の貼り付けと押印されているかを確認をしましょう。
職歴・学歴など記載事項に誤りはないか
職歴や学歴などの記載項目の確認ですが、よくある間違いは西暦や和暦の記載ミスです。高校や大学などの卒業した年、前職に入社・退社した年などに誤りがないかをしっかりと確認しましょう。
ここが間違っていると最悪の場合、「学歴詐称」「職歴詐称」になってしまう可能性があります。注意して確認しましょう。
まとめ
履歴書の封筒の書き方や郵送時の注意点について解説してきましたが、意外と細かな部分を理解していなかった方も多いのではないでしょうか。
履歴書などの書類を作り封筒に入れ郵送をする作業は、転職活動において重要な第一歩です。ここで不備があれば、今後の転職活動に支障が出てくるかもしれません。
ですが、逆にいうとこの工程を丁寧に行うことで、企業側への印象を良いものにし、社会人のしっかりとしたマナーを心得た人材であるというプラスの評価を得ることも可能になるでしょう。
マナーやルールが不安だという方は再度この記事を確認し、しっかりとした書類作成を心がけましょう。